Поиск по этому блогу

понедельник, 3 декабря 2012 г.

Индивидуальный учет изданий

Индивидуальный учет изданий, являющийся основной традиционной формой учета библиотечного фонда, ориентированной на обеспечение сохранности фонда, сегодня приобретает некоторые новые аспекты, что вызвано, с одной стороны, активизацией бухгалтерского учета библиотечного фонда и, с другой стороны, масштабным внедрением новых информационных технологий в библиотечную деятельность, в том числе, в сферу учета фонда.
Именно индивидуальный учет изданий вызвал большее количество вопросов в настоящем блоге, поэтому мы решили объединить все поступившие вопросы и комментарии в одном посте для удобства представления последующих комментариев.

Анонимный 17 октября 2012 г., 13:28
В п. 4.4.2 [проекта «Порядка учета документов…»] есть фраза «Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера….», а в п. 4.4.1 «Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах…» Т. е. на периодических изданиях и других изданиях временного хранения теперь нужно будет ставить инд.номера, как на книгах???? Раньше такого не было.
Нина Хахалева 18 октября 2012 г., 3:45
1. Да, правила учета ужесточены в направлении полноты охвата документов, включаемых в библиотечный фонд, но система регистрации может быть самой простой.
Анонимный 18 октября 2012 г., 6:42
1.Какие документы по новым правилам можно отнести к изданиям временного хранения?. На сегодня мы в эту категорию включаем брошюры, книги более 48 стр, но имеющие карманный формат и клееный переплет, не имеющие высокой художественной ценности (это только худож.лит.) и поступившие в библиотеку как пожертвования.
2. Нужно ли по новым правилам ставить на ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ учет издания временного хранения, с присвоением им индивидуальных номеров, или достаточно только суммарного учета?
Нина Хахалева 21 октября 2012 г., 23:51
1.Документ, регламентирующий учет библиотечного фонда, не распространяется на регулирование сроков хранения документов. Этот аспект должен быть отражен в Профиле комплектования фонда, и каждая библиотека сама определяет, какие категории документов подлежат каким срокам хранения, исходя из статуса библиотеки и ее миссии, обозначенных в Уставе.
2.Да, индивидуальному учету должны подлежать и документы временного хранения. Но этот учет может быть элементарно простым.
Забродина Л., ЦДБ г. Мурманск 22 октября 2012 г., 11:36
Что предполагает «элементарно простой индивидуальный учет». На сегодня док.врем. хранения имеют инд. учет в соответствующем алфавитном каталоге, так же отражаются в ЭК, но при этом они не имеют никаких индивидуальных (инвентарных) номеров, как например книги. И на титульном листе и 17 стр. ставится только сигл «Изд.вр. хр." В бухгалтерии они ставятся на учет только суммарно, без указания стоимости изданий. Такой учет изд. временного хранения можно назвать элементарным? и можно ли его будет использовать по новому Порядку учета?
Огромное спасибо за ответы!!! :)
Нина Хахалева 23 октября 2012 г., 7:48
А штамп библиотеки вы не ставите на изданиях временного хранения? Штамп обязателен, поскольку он свидетельствует о принадлежности издания фонду библиотеки. Что касается регистрационного номера, им может быть, например, системный номер, заложенный в БД электронного каталога.
По поводу бухгалтерского учета — стоимость изданий всегда ставится суммарно, исключение составляют лишь издания стоимостью свыше 40000 руб.
Забродина Л. 23 октября 2012 г., 9:40
Штамп ставится на абсолютно всех поступающих в библиотеку издания, это даже без комментариев.
По вопросу бух учета, естественно, по стоимости они ставят на учет суммарно всю партию, но это в том случае, если это издания длительного или постоянного хранения. Издания временного хранения бухгалтерию не интересуют совсем. Мы даже акты на издания врем. хр. для бухгалтерии не делаем, только для себя. А с периодикой там своя система: 1 журнал — 1 рубль, ставят на учет в конце года всю периодику одновременно одной партией по нашему акту.
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 24 октября 2012 г., 6:22
По поводу бухгалтерского учета — оценка журналов временного хранения по 1 руб за номер абсолютно правильна, остальное требует уточнения. Информация для разъяснения передана в Министерство культуры РФ.
Анонимный 21 ноября 2012 г., 2:09
Здравствуйте. После знакомства с проектом появились следующие вопросы:
1) В пункте 4.4.1 сказано, что «В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания)…
Зачем нужно столь подробное библиографическое описание. Многие библиотеки до сих пор пользуются советскими инвентарными книгами, а там просто некуда вписывать подобную информацию. Вопрос снимается, если речь в пункте идет об алфавитном каталоге.
2) В пункте 5.3 опять говорится о кратком библиографическом описании, но уже в приложении к акту списания. Не слишком ли много лишних сведений.
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 21 ноября 2012 г., 5:31
1. По первым двум вопросам — скажите, пожалуйста, а какова форма библиографической записи издания в учетных документах у вас сейчас?
Анонимный 23 ноября 2012 г., 0:57
Спасибо за ответы. Извините, что долго не отвечала сама.
К вопросу о кратком библиографическом описании: у нас главный регистрационный документ — инвентарные книги. В них указываем автора, название, год издания и отрасль знания. В актах списания-то же самое без года издания.
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 23 ноября 2012 г., 4:54
Итак, в описании книг Вы опускаете только место издания. Это не критично, если для вашей библиотеки не важен аспект местной печати или краеведения. Что же касается описания многотомных или продолжающихся изданий, Вы же не сможете идентифицировать издание без указания тома, части, выпуска. А в актах списания без указания года издания как Вы проведете переоценку стоимости? Может, у Вас какой-то свой подход?

Marina Presnova 27 ноября 2012 г., 3:01
Стоимость переоценивается не по году издания, а по году постановки документа на учёт.

Анонимный 28 ноября 2012 г., 23:47
Простите, что так редко прихожу. Очень полезная дискуссия — позволяет расшевелить слежавшиеся формы работы и вспомнить о механизмах внутри этой работы.
У нас в актах списания переоценка издания проводится по инвентарному номеру. Составили таблицу в стиле: «1998 год — № № 333333 — 444444, 1999 год — № 555555 -666666». При фонде в 100 тысяч это удобно. А краеведческие издания идентифицируем в актах списания через индекс ББК.

29 комментариев:

  1. По поводу переоценки - все правильно, важен действительно год поступления, а не год издания. Хотя надо бы еще уточнить, все ли остается по-прежнему в новых условиях, когда введена амортизация фонда. А по остальным признакам - если есть аргументы отказаться, обоснуйте во внутрибиблиотечном документе и утвердите приказом или в Учетной политике библиотеки.

    ОтветитьУдалить
  2. Пролейте свет, пожалуйста, на учет электронных копий документов,активно создаваемых библиотеками, по реализации предоставления госуслуг населению в электронном виде, услуга "предоставление доступа к оцифрованным изданиям...". В нашем понимании электронные копии документов должны учитываться во внутренних учетных документах (журналах), или мы ошибаемся?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ9 января 2013 г., 14:11

      По-видимому, Вы имеете в виду электронные копии в сетевом варианте, размещаемые на сервере библиотеки и входящие в состав электронной библиотеки. Согласно международным принципам учета, эти ресурсы должны включаться в показатели объема библиотечного фонда. Но в наших регламентирующих документах это не предусмотрено. Инструкция об учете библиотечного фонда 1998 г. не отражает сетевые ресурсы. В государственной статистической форме 6-НК они также не включаются в показатели объема и использования фонда, а лишь присутствуют в показателе «число документов библиотечного фонда, переведенных в электронную форму». Исходя из этого, Вы поступаете правильно, что учитываете электронные копии во внутренней учетной документации. Но в ближайшей перспективе ожидаются изменения. Они внесены в проект «Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» и планируются при пересмотре раздела 4 формы 6-НК. Учитывая особую актуальность данной проблемы, обсуждение учета фонда электронной библиотеки (сетевых локальных документов) вынесено в отдельный пост. Приглашаем Вас к обсуждению!

      Удалить
    2. Спасибо за исчерпывающий ответ

      Удалить
  3. Анонимный4 июля 2013 г., 7:49

    Здравствуйте, Нина Ивановна!
    В новом документе "Порядок учёта документов..." прописано:
    1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов."

    Могут ли на основании этого пункта библиотеки ЦБС не вести регистрационные (инвентарные) книги на фонды своих библиотек (поселенческих, районных), а вести только учётные каталоги своих фондов?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ9 июля 2013 г., 16:09

      Однозначно ответить сложно. Это зависит от сложившейся у вас системы учетной документации, и каким вы видите учетный каталог. Хотелось бы знать и мнение других ЦБС по этому поводу.

      Удалить
  4. Здравствуйте, вопросы учёта как логическая головоломка тренируют и заставляют азартно искать ответы. По поводу учётного каталога позвольте поразмышлять. Учётный каталог появился в момент централизации и предполагалось, что инвентарные книги далее вести не будут. Однако ЦБС продолжали параллельно вести инвентарь. Принцип расстановки карточек в учётном каталоге алфавитный, инвентарный номер на обратной стороне карточки. А теперь вспомните технологию ведения инвентарной книги и станет понятно, почему она осталась. Инвентари ведут на всю ЦБС, а также на филиалы и отделы. Это удобный и надёжный инструмент и документ для проверок, списания и переоценки именно из-за принципа расположения записей по порядку инвентарных номеров.
    Когда заработал 131-й закон и некоторые библиотеки стали переходить на уровни сельских, городских поселений, вместе с фондом туда передавались инвентарные книги. С карточками учётного каталога всё сложнее. Каталог один на всю ЦБС, выполняет своего рода функции генерального каталога, его ведут и к нему имеют доступ специалисты отделов комплектования и обработки ЦБС. Приведу совсем свежий пример по 131-му закону. Одну из районных библиотек буквально "расчленили" между городом и районом. "Вновь образованной" считается городская ЦБС и все учётные документы по правилам учёта остались в районной. Если бы отсутствовали инвентарные книги на филиалы и отделы библиотеки пришлось бы заново переписать более 60 тыс. экземпляров. Всё обошлось малой кровью, был придуман более-менее удобный механизм, позволившей избежать больших трудозатрат и всё это благодаря ведению инвентарных книг. Помимо всего прочего, инвентарные книги лучше всего отражают историю комплектования библиотеки, возьмите в руки первые и почувствуйте время. Ну, это уже так, лирика. Автор сего размышления готов к критическим замечаниям.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ10 июля 2013 г., 12:20

      Спасибо, Марина! Интересно, есть ли другие мнения по этому поводу?

      Удалить
    2. Анонимный12 июля 2013 г., 15:32

      Добрый день! Я не знаю насколько мое мнение другое, наверное, оно все же совпадает с вышеизложенным. Я думаю, что в нашей библиотеке новый документ не внесет больших изменений. Основная форма учета - Инвентарная книга, она сохранится. Параллельно ведется генеральный алфавитный каталог в традиционном карточном исполнении, каждый филиал ведет нумерационный каталог на свой фонд. На сегодня мы не готовы оставить только электронный каталог в дополнение к инвентарным книгам, т.к. все же это не совсем надежная версия хранения записей. До сих пор у нас актуальна пословица: "Что написано пером, не вырубишь топором". Таким образом, документ, поставленный на учет, всегда найдется: по индивидуальному номеру в в инв. книге, по автору или заглавию в генеральном алфавитном каталоге, там же проставлены места хранения экземпляров документа. В филиалах нет инвентарных книг, а есть нумерационные каталоги, по ним очень удобно отслеживать состояние фонда: при списании документов карточка изымается, на карточке кратное библиографическое описание, инв. номер, дата поступления издания в фонд, эти карточки из филиала вместе с актом на списание передаются в отдел обработки для удобства работы при снятии с учета списанных документов. Также в филиалах при проверке фонда сверка идет с нумерационным каталогом, а затем все сверенные карточки передаются в отдел обработки, где они сверяются с инвентарями. Был период в нашей библиотеке, когда использовался безинвентарный учет, это было в нашей библиотеке с 1979 по 1993 год, тогда и велся Учетный каталог. Инв. книг естественно не было, а велся журнал регистрации номеров учетного каталога, очень не удобная форма учета. Напомню, что безинвентарный учет предполагает присвоение одного номера на все экземпляры одного издания. А дублетные экземпляры различались только буквой. Например, книга была с номером 52659, следующий экземпляр имел номер 52659,б и т.д. Слава Богу от этого отказались из-за организации электронного каталога, вернулись к инвентарям. На мой взгляд, лучшая форма учета это индивидуальные инвент. номера с ведением инв. книги + генеральный алф. каталог. Кто уверен в сохранности записей своего Электронного каталога, может отказаться от генерального карточного. И если у библиотеки есть структурные подразделения, им удобно вести нумерационные карточные каталоги на свои фонды. Все другие каталоги могут быть в электронном виде. ИМХО.
      С уважением, Лариса Забродина.

      Удалить
    3. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ15 июля 2013 г., 13:30

      Спасибо, Лариса, за такое обстоятельное и аргументированное изложение опыта работы!

      Удалить
    4. Анонимный20 мая 2014 г., 3:38

      Здравствуйте! На заре туманной юности я попала на работу в ОКиО, где основными формами учёта были учётный каталог, топологический и журнал регистрации карточек учётного каталога. Пока работала в ЦБС, закончила колледж культуры. Потом устроилась на работу в библиотеку профессионально-технического лицея и вот уже десять лет (за минусом декретного отпуска) пытаюсь привести учёт в порядок. В прошлом году получила высшее образование "менеджер информационных ресурсов", а в голове по-прежнему путаница с учетом. Теперь ещё и новый Порядок узаконили, а для школьных библиотек по-прежнему действуют методические рекомендации к инструкции 1998 года. Так как же быть школьным библиотекарям? Где нам правду, ну или хотя бы методическую поддержку искать, если все кругом ориентированы только на массовые библиотеки?

      Удалить
  5. Анонимный26 июля 2013 г., 12:14

    Спасибо большое за ответ и вызванную Вами дискуссию, Нина Ивановна! Согласна с тем, что инвентарная книга надёжнее ( в неё изменения не внесёшь - прошнурована она, и пронумерованы страницы, да и информация не будет потеряна в связи с возможной потерей карточек).

    ОтветитьУдалить
  6. Здравствуйте! Я хотела бы задать такой вопрос: "Необходимо ли полное библиографическое описание документа в формах индивидуального учёта? Почему?" Дело в том, что я являюсь студенткой университета и выполняю на сегодняшний момент контрольную работу по библиотечному фонду. К сожалению, учебника у меня нет и достать его в ближайшее время не получится. Поэтому и задаю такой вопрос. Просто я уже совсем запуталась в формах учета фонда. Заранее спасибо!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ3 сентября 2013 г., 13:19

      Добрый день! В индивидуальном учете библиографическое описание должно быть достаточным для идентификации издания. Это особенно важно при разыскании и восполнении утрат в фондах. А чтобы не запутаться в формах учета, попробуйте исходить из оценки их практической необходимости и целесообразности.

      Удалить
  7. Здравствуйте! У меня такой вопрос по поводу инвентарных книг.С истечением времени в инвентарных книгах остается мало не списанных книг и сами инвентарные книги к сожалению треплются.Можно ли переписывать инвентарные книги ?
    Ирина.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ25 сентября 2013 г., 10:17

      Добрый день, Ирина! Переписать инвентарную книгу (или сделать ксерокопию с надлежащим оформлением) можно по разрешению учредителя библиотеки. Но вместе с тем следует отметить, что этот вопрос должен стать предметом отдельного обсуждения и освещения в предполагаемых Методических рекомендациях по учету фонда.

      Удалить
    2. Спасибо за ответ.С нетерпением ждем методические рекомендации по учету фонда.

      Удалить
    3. Спасибо за ответ.С нетерпением ждем методические рекомендации по учету фонда.

      Удалить
    4. Спасибо за ответ.С нетерпением ждем методические рекомендации по учету фонда.

      Удалить
  8. Уважаемая Нина Ивановна! Вопрос по-поводу периодических изданий.Годовой комплект газет учитывается как 1 экз. и 1 название. Так как подписка оформляется по полугодиям,некоторые библиотеки выписывают в первом полугодии одно название газеты,а во втором полугодии решают выписать другое название.Как учитывать в этом случае: 1 экз 2 названия или 2 экз 2 названия?
    Зав.ОКиО Ирина

    ОтветитьУдалить
  9. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ7 октября 2013 г., 16:07

    Здравствуйте, Ирина! Поскольку единицей учета газет является годовой комплект определенной газеты, то здесь мы имеем дело с двумя комплектами (неполными), т.е. двумя единицами, двух названий газет.

    ОтветитьУдалить
  10. Благодарю за ответ.
    Зав.ОКиО Ирина

    ОтветитьУдалить
  11. Добрый день!

    Помогите пожалуйста. Не могу понять нужен ли приказ для бухгалтера на принятие к учету книг, полученных в дар или взамен утерянных. Если -да, то какого содержания должен быть приказ.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день! Для принятия к бухгалтерскому учету дара или поступления взамен утерянного издания бухгалтеру нужен первичный учетный документ, т.е. акт о приеме - согласно п.4.1.1. - 4.1.3. Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда. Но форма акта и состав Комиссии по приему документов должны быть утверждены приказами директора. Форма акта о приеме документов должна быть также включена в Учетную политику библиотеки (документ, обязательный сегодня для всех учреждений и являющийся основным руководством для бухгалтерского учета в конкретной библиотеке) .

      Удалить
  12. Добрый день! Подскажите пожалуйста как должен вестись учет фонда, записанного на СD ROM

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Учетной единицей является диск. Более подробно посмотрите в п.3.4.1. Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (приказ Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. №1077.

      Удалить
  13. Здравствуйте, скажите пожалуйста, ставятся ли на баланс школьной библиотеки наглядные пособия, таблицы,карты,портреты?

    ОтветитьУдалить
  14. И еще один вопрос. Скажите, сколько хранятся документы временного хранения?

    ОтветитьУдалить
  15. как правильно присвоить инвентарные номера на этом сайте:http://mosadvokat.org/kak-prisvaivayutsya-inventarnye-nomera/ проверено мной!

    ОтветитьУдалить

Оставьте комментарий