Поиск по этому блогу

понедельник, 3 декабря 2012 г.

Проверка фонда

Проверка фонда в библиотечном понимании и инвентаризация фонда как имущества в бухгалтерской практике — одно ли то же? Этот вопрос часто задается, когда проходят финансовые проверки в библиотеках. Как правило, проверяющие запрашивают акты инвентаризации, мы отвечаем актами проверки фонда, но не всегда находим понимание. Разработчики проекта «Порядка учета документов...» даже сделали попытку в одном из вариантов документа назвать «проверку фонда» «инвентаризацией» — чтобы показать особенность «инвентаризации» библиотечного фонда. Но в процессе согласования документа старое название было возвращено. По рекомендациям методологов Минфина России процесс обозначен как «проверка наличия документов библиотечного фонда», окончание которой в целом или отдельного этапа должно оформляться «актом о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда». Форма акта утверждается библиотекой.
          Интересно было бы узнать, мешает ли работе сегодня такое двойственное понимание проверки фонда. И какие проблемы в данной области существуют? 


Анонимный 11 октября 2012 г., 3:34
Сроки для плановых проверок фонда [в проекте «Порядка учета документов,,,«] предусмотрены только для крупных библиотек (начиная с 200 тыс. учетных единиц). То есть для мелких библиотек плановые проверки необязательны? Разумно ли это?
Нина Хахалева 12 октября 2012 г., 5:15
Вы правы. Для мелких библиотек плановые проверки обязательны. Ваше замечание будет отработано.
Забродина Л. 23 октября 2012 г., 9:40
Еще 1 вопрос: Будет ли точно добавлен в новый Порядок пункт по проверкам фонда библиотек с фондом до 200 тыс. экз., если Правила уже находятся на утверждении в Минюсте.
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 24 октября 2012 г., 6:22
Если Порядок будет Минюстом принят, мы подумаем как, в какой форме сделать это дополнение.
Marina Presnova 24 октября 2012 г., 4:14
Здравствуйте, Нина Ивановна.
Раньше проверка библиотечного фонда обязательно проводилась при смене материального лица. В «Порядке» эта причина не называется. Этому есть объяснение?
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 24 октября 2012 г., 6:44
Пока рано принимать к действию новый Порядок, поскольку он еще не принят. В проекте Порядка этот пункт снят, поскольку он не реализуем в крупных библиотеках. Если у вас это возможно, Вы сможете отразить его во внутрибиблиотечной документации, поскольку оно присутствует в общих правилах управления имуществом.

21 комментарий:

  1. Большое спасибо за актуальные консультации. Идея вести блог такой сложной, но нужной тематики заслуживает самой высокой оценки от нас -специалистов, занимающихся проблемами библиотечных фондов на региональном уровне.

    ОтветитьУдалить
  2. при проверке фонда библиотеки каждую книгу нужно описывать, а если книг тысячи это же адский труд.Во всех ли библиотеках так проверяют или есть какой-то другой более рациональный и менее трудоемкий путь проверки?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Описание книги должно быть представлено в учетном документе, с которым вы сверяете библиотечный фонд, например, инвентарная книга, топографический каталог и т.п. Но вообще метод проверки фонда зависит от его организационной структуры, способа расстановки изданий. Какой у вас фонд? Как он у вас организован?

      Удалить
    2. У нас фонд учебной литературы,книги стоят по системе УДК,есть и инвентарная книга.Но чтобы сверить книги с инвентарной книгой нужно переписать сначала все книги с полок на отдельных листках. И получается какая-то двойная работа...

      Удалить
    3. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ20 декабря 2012 г., 10:57

      К сожалению, при систематической расстановке фонда проверка действительно осуществляется на основе предварительного написания контрольных талонов. В то же время я с Вами полностью согласна, что процесс представляется крайне нерациональным. Альтернатива, конечно, есть,- с внедрением RFID технологий. Но не все библиотеки пока могут себе это позволить.
      Дорогие коллеги, ведь во многих библиотеках используется систематическая расстановка фонда. Может, кто-нибудь придумал более рациональный способ проверки фонда, чем написание контрольных талонов?

      Удалить
  3. Как показывает практика, написание контрольных талонов порождает массу дополнительных ошибок, неточностей в написании инвентарных номеров. Наиболее оптимальной является участие в проверке 2-х специалистов, один работает с фондом,называет инв. №, и далает отметку о проверке в книге, второй - находит в учетном каталоге или инв. книге №, делает отметку о проверке. Планируем в 2013 году переходить поэтапно на технологию RFID
    в Свердловской областной библиотеке для детей и юношества

    ОтветитьУдалить
  4. Добрый день Нина Ивановна!Помогите разобраться с актуальным сейчас для нас вопросом маркировки. Сплошная проверка фонда редких и ценных книг у нас производится на основе индикатора - контрольные талоны (формуляры)в инвентарной расстановке.Алгоритм проверки включает простановку значка проверки (маркировка, пометка)и на издании и на самом талоне индикатора.К сожалению, мы не можем найти информацию о месте расположения такой пометки на редких и ценных изданиях.Имеются ли правила, стандарты по этому поводу, с учетом повторения проверок с течением лет? Заранее благодарим....

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ5 марта 2013 г., 13:35

      Проверка фонда редких книг не должна включать отметку на самом издании. Это исключено. Вообще следует избегать лишних отметок в библиотечных книгах. Что касается редких книг, продумываются даже варианты специальных миниатюрных штампов, ярлыков на нейтральной обратимой основе. Если вам отметки о проверке фонда на талоне индикатора недостаточно, введите дополнительную систему - по своему усмотрению. Успехов вам!

      Удалить
  5. Мария Панич6 марта 2013 г., 12:49

    Уважаемая Нина Ивановна!Благодарим Вас за столь ценную и очень своевременную для нас информацию! Ваша консультация помогла нам многоаспектно рассмотреть дальнейшие шаги в области учета редкого фонда.
    С Уважением
    Мария Панич

    ОтветитьУдалить
  6. Анонимный9 июля 2013 г., 19:10

    Здравствуйте, Нина Ивановна!
    Помогите разобраться с вопросом по расчету недостачи при проверке библиотечного фонда. В Инструкции № 590 1998 г. было прописано:
    5.1.2. Библиотека имеет право:
    - вводить количественные и стоимостные нормативы списания
    документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача), как в
    отдельной библиотеке, так и в Централизованной библиотечной системе
    (ЦБС); величина и порядок исчисления нормативов утверждается
    учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке;
    В новом Порядке прописано:
    «7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством».
    Каким образом можно рассчитать количественные и стоимостные нормативы списания по недостаче и на какие док-ты можно сослаться при расчете нормативов недостачи?
    С уважением,
    Ирина Новикова

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ10 июля 2013 г., 13:01

      Здравствуйте, Ирина! Более компетентен в этой области В.В.Шилов (РНБ), но он сейчас находится в отпуске, поэтому можно обратиться к его публикациям, где он представляет методику расчета допустимой недостачи, либо подождать ответа.

      Удалить
  7. Анонимный30 июля 2013 г., 12:05

    Уважаемые коллеги!
    Хочу присоединиться к ранее заданному вопросу о расчете недостачи при проверке библиотечного фонда. Методика расчета допустимой недостачи при переучете по В.В. Шилову носит рекомендательный характер, а в Порядке учета говориться о том, что убытки по недостаче списываются в соответствии с действующим законодательством. На какие законодательные акты может сослаться библиотека при расчете и списании по недостачи при переучете?
    С уважением,
    Беспалая Людмила,
    зав. отделом комплектования
    МБУК Ростовская-на-Дону городская ЦБС.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ3 сентября 2013 г., 13:39

      Здравствуйте, Людмила! П.7.5 Порядка учета, касающийся списания убытка по недостачам, относится к бухгалтерскому учету. "Расчеты" недостач никакими актами не регламентируются.

      Удалить
    2. Каким образом можно рассчитать количественные и стоимостные нормативы списания по недостаче и на какие док-ты можно сослаться при расчете нормативов недостачи?

      Удалить
  8. Уважаемые коллеги! Новосибирская государственная обастная научная библиотека с июля этого года перешла на обслуживание пользователей в читальных залах в режиме открытого доступа. Ранее проверка подсобных фондов залов осуществлялась в соответствии с Перспективным планом проверки библиотечных фондов НГОНБ,но теперь нам необходимо пересмотреть сроки их проведения. В большинстве источников указавается срок один-два года, но нет ссылки на конкретный документ. Будьте добры, подскажите, есть ли рекоммендации по сроком проведения проверок фондов открытого доступа или мы должны определять эт сроки сами.
    С уважением,
    Наталия Анфиногенова
    главный библиотекарь отдела комплектования НГОНБ

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ3 сентября 2013 г., 16:52

      Здравствуйте, Наталия! Что касается проверки отдельных фондов в библиотеке, сроки должны устанавливаться самой библиотекой, исходя из потребностей контроля за их сохранностью и с учетом сроков проверки фондов библиотеки в целом, определенных государственным (ведомственным) документом в зависимости от их объема.

      Удалить
  9. Уважаемые коллеги!Новый порядок... мы уже обязаны принять к действию.
    Вопросов много, ответов нет. Почему в документе не прописано , что проверки БФ должны проводиться при смене материально ответственных лиц? Почему не прописан норматив недостачи БФ? Ведь это разворуют все
    фонды. В инструкции были прописаны права библиотек самим принимать нормативы,а в новом порядке... этого нет.Что делать библиотекам на местах? Где найти комментарии по новому порядку...
    Ирина зав ОКиО.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ18 сентября 2013 г., 18:30

      Добрый день, Ирина! Как уже отмечалось ранее, новый Порядок... в отличие от предыдущей Инструкции, проходил много этапов согласования и серьезную юридическую экспертизу. В результате из него исключен, например, раздел о правах библиотеки, как не соответствующий жанру документа. Права библиотеки должны отражаться в уставе или положении о библиотеке. Комментарий к вопросу о недостачах представит несколько позднее В.В.Шилов, опытный специалист в данной области.
      Что касается проверки фонда при смене материального лица, могу повторить ответ, ранее приведенный в блоге. Этот пункт в Порядок... не вошел, поскольку он не реализуем в крупных библиотеках. Если у вас это возможно, Вы можете отразить его во внутрибиблиотечной документации, поскольку оно присутствует в общих правилах управления имуществом.
      В целом комментарии к новому документу предполагается подготовить в виде Методических рекомендаций, в целях их разработки в настоящее время создается творческий коллектив из нескольких библиотек. Некоторые комментарии Вы можете найти в сентябрьском номере ж-ла "Университетская книга" и в №4 ж-ла Библиотековедение.

      Удалить
  10. Анонимный6 мая 2014 г., 16:32

    Здравствуйте, Нина Ивановна. В соответствии с Порядком учета проверка наличия библиотечного фонда должна сопровождаться составлением акта о результатах проведения проверки. Форма акта утверждается библиотекой. Должна ли бухгалтерия забирать один экземпляр акта, как объяснить, что акт о результатах проверки наличия библиотечного фонда это и есть инвентаризация.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ12 мая 2014 г., 18:03

      Добрый день! Проверка наличия документов в фонде и инвентаризация фонда - это несколько разные процессы и оформляются по-разному. Если вы проверили весь фонд, вы можете сопоставить его с балансовой стоимостью и оформить с бухгалтерией как инвентаризацию. Если же вы проверили часть фонда, которая не имеет адекватного стоимостного отражения в бухгалтерском учете, вы вряд ли сможете оформить такую проверку как инвентаризацию.

      Удалить
  11. Здравствуйте, Нина Ивановна. Если при проверке фонда выявляется недостача , то кто несет ответственность? только заведующая библиотекой или все работники библиотеки?

    ОтветитьУдалить

Оставьте комментарий