Проверка фонда в библиотечном понимании и инвентаризация фонда как имущества в бухгалтерской практике — одно ли то же? Этот вопрос часто задается, когда проходят финансовые проверки в библиотеках. Как правило, проверяющие запрашивают акты инвентаризации, мы отвечаем актами проверки фонда, но не всегда находим понимание. Разработчики проекта «Порядка учета документов...» даже сделали попытку в одном из вариантов документа назвать «проверку фонда» «инвентаризацией» — чтобы показать особенность «инвентаризации» библиотечного фонда. Но в процессе согласования документа старое название было возвращено. По рекомендациям методологов Минфина России процесс обозначен как «проверка наличия документов библиотечного фонда», окончание которой в целом или отдельного этапа должно оформляться «актом о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда». Форма акта утверждается библиотекой.
Интересно было бы узнать, мешает ли работе сегодня такое двойственное понимание проверки фонда. И какие проблемы в данной области существуют?
Анонимный 11 октября 2012 г., 3:34
Сроки для плановых проверок фонда [в проекте «Порядка учета документов,,,«] предусмотрены только для крупных библиотек (начиная с 200 тыс. учетных единиц). То есть для мелких библиотек плановые проверки необязательны? Разумно ли это?
Еще 1 вопрос: Будет ли точно добавлен в новый Порядок пункт по проверкам фонда библиотек с фондом до 200 тыс. экз., если Правила уже находятся на утверждении в Минюсте.
Здравствуйте, Нина Ивановна.
Раньше проверка библиотечного фонда обязательно проводилась при смене материального лица. В «Порядке» эта причина не называется. Этому есть объяснение?
Интересно было бы узнать, мешает ли работе сегодня такое двойственное понимание проверки фонда. И какие проблемы в данной области существуют?
Анонимный 11 октября 2012 г., 3:34
Сроки для плановых проверок фонда [в проекте «Порядка учета документов,,,«] предусмотрены только для крупных библиотек (начиная с 200 тыс. учетных единиц). То есть для мелких библиотек плановые проверки необязательны? Разумно ли это?
Нина Хахалева 12 октября 2012 г., 5:15Забродина Л. 23 октября 2012 г., 9:40
Вы правы. Для мелких библиотек плановые проверки обязательны. Ваше замечание будет отработано.
Еще 1 вопрос: Будет ли точно добавлен в новый Порядок пункт по проверкам фонда библиотек с фондом до 200 тыс. экз., если Правила уже находятся на утверждении в Минюсте.
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 24 октября 2012 г., 6:22Marina Presnova 24 октября 2012 г., 4:14
Если Порядок будет Минюстом принят, мы подумаем как, в какой форме сделать это дополнение.
Здравствуйте, Нина Ивановна.
Раньше проверка библиотечного фонда обязательно проводилась при смене материального лица. В «Порядке» эта причина не называется. Этому есть объяснение?
Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 24 октября 2012 г., 6:44
Пока рано принимать к действию новый Порядок, поскольку он еще не принят. В проекте Порядка этот пункт снят, поскольку он не реализуем в крупных библиотеках. Если у вас это возможно, Вы сможете отразить его во внутрибиблиотечной документации, поскольку оно присутствует в общих правилах управления имуществом.
Большое спасибо за актуальные консультации. Идея вести блог такой сложной, но нужной тематики заслуживает самой высокой оценки от нас -специалистов, занимающихся проблемами библиотечных фондов на региональном уровне.
ОтветитьУдалитьпри проверке фонда библиотеки каждую книгу нужно описывать, а если книг тысячи это же адский труд.Во всех ли библиотеках так проверяют или есть какой-то другой более рациональный и менее трудоемкий путь проверки?
ОтветитьУдалитьОписание книги должно быть представлено в учетном документе, с которым вы сверяете библиотечный фонд, например, инвентарная книга, топографический каталог и т.п. Но вообще метод проверки фонда зависит от его организационной структуры, способа расстановки изданий. Какой у вас фонд? Как он у вас организован?
УдалитьУ нас фонд учебной литературы,книги стоят по системе УДК,есть и инвентарная книга.Но чтобы сверить книги с инвентарной книгой нужно переписать сначала все книги с полок на отдельных листках. И получается какая-то двойная работа...
УдалитьК сожалению, при систематической расстановке фонда проверка действительно осуществляется на основе предварительного написания контрольных талонов. В то же время я с Вами полностью согласна, что процесс представляется крайне нерациональным. Альтернатива, конечно, есть,- с внедрением RFID технологий. Но не все библиотеки пока могут себе это позволить.
УдалитьДорогие коллеги, ведь во многих библиотеках используется систематическая расстановка фонда. Может, кто-нибудь придумал более рациональный способ проверки фонда, чем написание контрольных талонов?
Как показывает практика, написание контрольных талонов порождает массу дополнительных ошибок, неточностей в написании инвентарных номеров. Наиболее оптимальной является участие в проверке 2-х специалистов, один работает с фондом,называет инв. №, и далает отметку о проверке в книге, второй - находит в учетном каталоге или инв. книге №, делает отметку о проверке. Планируем в 2013 году переходить поэтапно на технологию RFID
ОтветитьУдалитьв Свердловской областной библиотеке для детей и юношества
Добрый день Нина Ивановна!Помогите разобраться с актуальным сейчас для нас вопросом маркировки. Сплошная проверка фонда редких и ценных книг у нас производится на основе индикатора - контрольные талоны (формуляры)в инвентарной расстановке.Алгоритм проверки включает простановку значка проверки (маркировка, пометка)и на издании и на самом талоне индикатора.К сожалению, мы не можем найти информацию о месте расположения такой пометки на редких и ценных изданиях.Имеются ли правила, стандарты по этому поводу, с учетом повторения проверок с течением лет? Заранее благодарим....
ОтветитьУдалитьПроверка фонда редких книг не должна включать отметку на самом издании. Это исключено. Вообще следует избегать лишних отметок в библиотечных книгах. Что касается редких книг, продумываются даже варианты специальных миниатюрных штампов, ярлыков на нейтральной обратимой основе. Если вам отметки о проверке фонда на талоне индикатора недостаточно, введите дополнительную систему - по своему усмотрению. Успехов вам!
УдалитьУважаемая Нина Ивановна!Благодарим Вас за столь ценную и очень своевременную для нас информацию! Ваша консультация помогла нам многоаспектно рассмотреть дальнейшие шаги в области учета редкого фонда.
ОтветитьУдалитьС Уважением
Мария Панич
Здравствуйте, Нина Ивановна!
ОтветитьУдалитьПомогите разобраться с вопросом по расчету недостачи при проверке библиотечного фонда. В Инструкции № 590 1998 г. было прописано:
5.1.2. Библиотека имеет право:
- вводить количественные и стоимостные нормативы списания
документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача), как в
отдельной библиотеке, так и в Централизованной библиотечной системе
(ЦБС); величина и порядок исчисления нормативов утверждается
учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке;
В новом Порядке прописано:
«7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством».
Каким образом можно рассчитать количественные и стоимостные нормативы списания по недостаче и на какие док-ты можно сослаться при расчете нормативов недостачи?
С уважением,
Ирина Новикова
Здравствуйте, Ирина! Более компетентен в этой области В.В.Шилов (РНБ), но он сейчас находится в отпуске, поэтому можно обратиться к его публикациям, где он представляет методику расчета допустимой недостачи, либо подождать ответа.
УдалитьУважаемые коллеги!
ОтветитьУдалитьХочу присоединиться к ранее заданному вопросу о расчете недостачи при проверке библиотечного фонда. Методика расчета допустимой недостачи при переучете по В.В. Шилову носит рекомендательный характер, а в Порядке учета говориться о том, что убытки по недостаче списываются в соответствии с действующим законодательством. На какие законодательные акты может сослаться библиотека при расчете и списании по недостачи при переучете?
С уважением,
Беспалая Людмила,
зав. отделом комплектования
МБУК Ростовская-на-Дону городская ЦБС.
Здравствуйте, Людмила! П.7.5 Порядка учета, касающийся списания убытка по недостачам, относится к бухгалтерскому учету. "Расчеты" недостач никакими актами не регламентируются.
УдалитьКаким образом можно рассчитать количественные и стоимостные нормативы списания по недостаче и на какие док-ты можно сослаться при расчете нормативов недостачи?
УдалитьУважаемые коллеги! Новосибирская государственная обастная научная библиотека с июля этого года перешла на обслуживание пользователей в читальных залах в режиме открытого доступа. Ранее проверка подсобных фондов залов осуществлялась в соответствии с Перспективным планом проверки библиотечных фондов НГОНБ,но теперь нам необходимо пересмотреть сроки их проведения. В большинстве источников указавается срок один-два года, но нет ссылки на конкретный документ. Будьте добры, подскажите, есть ли рекоммендации по сроком проведения проверок фондов открытого доступа или мы должны определять эт сроки сами.
ОтветитьУдалитьС уважением,
Наталия Анфиногенова
главный библиотекарь отдела комплектования НГОНБ
Здравствуйте, Наталия! Что касается проверки отдельных фондов в библиотеке, сроки должны устанавливаться самой библиотекой, исходя из потребностей контроля за их сохранностью и с учетом сроков проверки фондов библиотеки в целом, определенных государственным (ведомственным) документом в зависимости от их объема.
УдалитьУважаемые коллеги!Новый порядок... мы уже обязаны принять к действию.
ОтветитьУдалитьВопросов много, ответов нет. Почему в документе не прописано , что проверки БФ должны проводиться при смене материально ответственных лиц? Почему не прописан норматив недостачи БФ? Ведь это разворуют все
фонды. В инструкции были прописаны права библиотек самим принимать нормативы,а в новом порядке... этого нет.Что делать библиотекам на местах? Где найти комментарии по новому порядку...
Ирина зав ОКиО.
Добрый день, Ирина! Как уже отмечалось ранее, новый Порядок... в отличие от предыдущей Инструкции, проходил много этапов согласования и серьезную юридическую экспертизу. В результате из него исключен, например, раздел о правах библиотеки, как не соответствующий жанру документа. Права библиотеки должны отражаться в уставе или положении о библиотеке. Комментарий к вопросу о недостачах представит несколько позднее В.В.Шилов, опытный специалист в данной области.
УдалитьЧто касается проверки фонда при смене материального лица, могу повторить ответ, ранее приведенный в блоге. Этот пункт в Порядок... не вошел, поскольку он не реализуем в крупных библиотеках. Если у вас это возможно, Вы можете отразить его во внутрибиблиотечной документации, поскольку оно присутствует в общих правилах управления имуществом.
В целом комментарии к новому документу предполагается подготовить в виде Методических рекомендаций, в целях их разработки в настоящее время создается творческий коллектив из нескольких библиотек. Некоторые комментарии Вы можете найти в сентябрьском номере ж-ла "Университетская книга" и в №4 ж-ла Библиотековедение.
Здравствуйте, Нина Ивановна. В соответствии с Порядком учета проверка наличия библиотечного фонда должна сопровождаться составлением акта о результатах проведения проверки. Форма акта утверждается библиотекой. Должна ли бухгалтерия забирать один экземпляр акта, как объяснить, что акт о результатах проверки наличия библиотечного фонда это и есть инвентаризация.
ОтветитьУдалитьДобрый день! Проверка наличия документов в фонде и инвентаризация фонда - это несколько разные процессы и оформляются по-разному. Если вы проверили весь фонд, вы можете сопоставить его с балансовой стоимостью и оформить с бухгалтерией как инвентаризацию. Если же вы проверили часть фонда, которая не имеет адекватного стоимостного отражения в бухгалтерском учете, вы вряд ли сможете оформить такую проверку как инвентаризацию.
УдалитьЗдравствуйте, Нина Ивановна. Если при проверке фонда выявляется недостача , то кто несет ответственность? только заведующая библиотекой или все работники библиотеки?
ОтветитьУдалить