Почему в учете библиотечного фонда мы, как правило, плохо
понимаем бухгалтера, а бухгалтер не всегда понимает библиотекаря? Ответ – у нас
разные объекты учета. Библиотекарь учитывает и представляет в учетной
документации каждый экземпляр поступающего, выбывающего, хранящегося в фонде
документа. То есть объектом учета является отдельный документ. Согласно
правилам бухгалтерского учета, инвентарным
объектом учета имущества является «библиотечный фонд», т.е. совокупность
документов. Именно это различие, надо полагать, лежит в основе наших сложностей
в списании документов из фонда, в
передаче списанных изданий в другую библиотеку. Имущественные отношения должны
строиться на понимании «библиотечный фонд», а не «документ библиотечного
фонда». Такой подход заложен в проекте «Порядка учета документов …», и он
позволил нам найти оптимальные решения в
управлении библиотечным фондом. Но это
новая и не привычная для нас идеология, поэтому давайте попробуем понять и
обсудить ее в рамках настоящего блога.
Из опыта РГБ. Прежде всего, мы определились на каких счетах учитывается библиотечный фонд, чтобы правильно подавать сведения в бухгалтерию. Итак, как бюджетное учреждение, мы имеем следующее:
ОтветитьУдалить- счет 010127000 – «библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения»,
- счет 010137000 – «библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения»,
- забалансовый счет 23 «периодика для пользования»,
- забалансовый счет 30 – «обменный фонд» (номер счета установлен библиотекой).
Электронные сетевые документы удаленного доступа числятся на забалансовом счете как услуги.
Определившись со счетами, мы приступили к уточнению их содержания.
Правильно ли я поняла: счет 010127000 это издания постоянного и длительного хранения? а библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения - это издания временного хранения? До сих пор в нашей библиотеке бухгалтерия учитывала только издания длительного и постоянного хранения. при списании столкнулись с проблемой - списали в макулатуру издания временного хранения, которые в бухгалтерии не числились. Как бухгалтерия должна их учесть, и потом списать? То же касается периодики - в бухгалтерии отражалась до сих пор только подписка.
ОтветитьУдалитьправильно ли будет передать в бухгалтерию общее количество периодических изданий для постановки на забалансовый учет, для возможности потом списывать по новым правилам? Людмила.
Людмила, на Ваши принципиально важные вопросы я постараюсь ответить максимально осторожно, поскольку нормативные документы по распоряжению имуществом, в том числе Приказы Министерства культуры РФ, во многом не применимы к библиотечному фонду. Письменных разъяснений также нет. Есть только попытки решить подобные проблемы у себя в библиотеке.
ОтветитьУдалить1. Балансовая стоимость фонда сегодня практически ни в одной библиотеке не соответствует действительности, поскольку библиотечный фонд не всегда ставился на баланс, а если и ставился, то мог ставиться в библиотеках по-разному. Сегодня возникает необходимость корректировки балансовой стоимости фонда, которую можно было бы провести на основе инвентаризации фонда. Но при больших объемах фонда это нереально, в связи с чем возникает проблема массовой оценки фонда, но ее никто пока еще не проводил. В любом случае, вопрос корректировки балансовой стоимости библиотечного фонда лучше обсудить с учредителем.
2. Деление фонда на ОЦДИ и иное движимое имущество. Мы сначала разделили фонд тоже по принципу "постоянное/временное" хранение, но со временем на счете иного движимого имущества оказалась стоимость, превышающая допустимый предел 500 тыс. руб., в результате готовим изменение в приказ Министерства культуры и собираемся оставить на счете "библиотечный фонд - иное движимое имущество" только книжные издания со сроком хранения до одного года (чтобы не накопилась вновь большая сумма на счете). Эти подходы мы обговаривали в Министерстве культуры РФ, но все осталось в устной форме.
3.С периодикой - мы оставляем на забалансовом счете тоже только подписку, причем только на отечественную периодику, которая у нас будет списываться. Вся остальная периодика, подлежащая постоянному и длительному хранению числится на счете "библиотечный фонд -ОЦДИ".
Людмила, хочу добавить информацию еще об одном подходе к урегулированию списания и балансовой стоимости библиотечного фонда - это путь, по которому пошли почти все библиотеки (бюджетные). Весь библиотечный фонд (кроме того, что зачисляется на забалансовые счета)поставили на счет "библиотечный фонд - ОЦДИ", как "иное движимое имущество, без которого осуществление автономным или бюджетным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено" (Постановление Правительства РФ №538). Это позволило всю имеющуюся балансовую стоимость фонда поставить на один счет и с него уже вести списание. Недостатки этого варианты - сложности списания изданий. Но этот вопрос на контроле Министерства культуры РФ. Особый порядок списания объектов библиотечного фонда заложен в проект "Порядка учета документов....", находящегося на согласовании в Минюсте России с 19 октября с.г. Если этот документ не будет утвержден, будут предприниматься усилия по внесению изменений в другие нормативные документы с целью нормализовать процесс списания из библиотечного фонда.
ОтветитьУдалитьБыло бы интересно узнать какие решения ваша библиотека примет. поскольку вопрос актуален для многих.
Скажите пожалуйста, есть ли в проекте "Порядка учета документов" статья о материальной ответственности? Кто должен быть материально ответственным лицов за ВЕСЬ фонд? правомерно ли автоматическое назначение материально ответственным лицом зав. отделом комплектования? Людмила
ОтветитьУдалитьНет, Людмила, статьи о материальной ответственности в проекте "Порядка учета документов ,,," нет. Во-первых, этот вопрос регулируется нормативными документами более высокого уровня (Трудовым кодексом РФ, постановлением Минтруда РФ). Во-вторых,
Удалитьв «Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества», утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. №85, включена только одна библиотечная должность "заведующие секторами библиотек". И то, обратите внимание, употреблено слово "может", а не "должен". Поэтому можно сказать, что сегодня у нас нет нормативно-правовых документов, обязывающих возложение материальной ответственности за библиотечный фонд. Более подробно можно познакомиться с освещением этой проблемы в статье В.В.Шилова в журнале "Научные и технические библиотеки" (2007г., №7).
Скажите, пожалуйста, Людмила, а Ваша проблема возникла не в связи с подписями на товарной накладной при приеме закупленной литературы?
Да, именно в связи с подписями. Я - зав. отделом комплектования, трачу деньги на подписку и покупку изданий, это бухгалтер и понимает. Но потом я передаю издания в фонды, в бухгалтерии уже этих сведений нет. Я расписываюся на накладных, причем перед этим оформляю доверенность на себя, а дальнейшая передача мною изданий в фонды в бухгалтерии не отражается. Хотя у меня есть акты передачи. Но заведующая фондами не является материально ответственным лицом.
УдалитьВозникает странность при списании. списывают - фондодержатели, в актах на списание пишут, что списываю я. Сама принимаю, сама у себя списываю, сама же принимаю списанное в обменный фонд.Вот такая карусель.
С уважением. Людмила
Людмила, это одна из проблем, которая не имеет официального разрешения и которая мучает не только Вас. С введением товарных накладных мы тоже пытались организовать прием литературы комплектаторами как положено - с оформлением материальной ответственности. И оказались в той же парадоксальной ситуации, что и Вы. Поэтому пока решили обойтись, насколько возможно, закреплением функции приема литературы и права подписи товарной накладной в должностной инструкции комплектатора. Но вообще это вынужденное отступление от общего правила надо утвердить в Учетной политике библиотеки. Сегодня это единственный документ, который способен помочь нам в поиске решений с учетом особенностей работы с библиотечным фондом. Но может быть есть библиотеки, которые нашли другие варианты?
УдалитьЗдравствуйте! Мы получили по электронной почте уже утвержденный "Порядок учета"! Приказ №1077 от 08.10.2012,зарегистрирован в Министерстве Юстиции 14 мая 2013 №28390. Его уже можно изучать и использовать? Нас интересует реализация из обменного фонда (п.5.7). Наталья
ОтветитьУдалитьДокумент вступит в действие через 10 дней после опубликования.
УдалитьБез меры занятный вопрос! Я долговременно искал на него ответы и изучал, в итоге всю информацию получил из журнала :) Купил в интернет магазине http://buhgalteriashop.com
УдалитьДобрый день, уважаемая Нина Ивановна! Прочитала Ваши комментарии к новому "Порядку учета фонда". Помогите разобраться в следующем: как отражаются в бухгалтерском учете документы библиотечного фонда временного хранения (т.е.не фондируемые)? С периодикой ясно, а с брошюрами и т.п. литературой не понятно.
ОтветитьУдалитьДобрый день, Галина Александровна! Согласно новому Порядку учета все издания, включаемые в библиотечный фонд, принимаются к бухгалтерскому учету. Не фондируемых изданий в принципе не должно быть. Если это брошюры временного хранения, поставьте их на учет как "библиотечный фонд - иное движимое имущество".
УдалитьДобрый день, уважаемая Нина Ивановна! Помогите разобраться: как списать безномерные брошюры,если в книге суммарного учёта, они числятся, а в инвентаре нет.
ОтветитьУдалитьМожно ли их списать указывая лишь количество, так как названия нам не известны, они были записаны в 60-е годы и как определить их стоимость, если в КСУ стоит вместо цены б.ц.
ОтветитьУдалитьНедавно купил отличную книгу по бухучету в интернет магазине для бухгалтеров bestbuhshop.ru и теперь всем рекомендую! Качество отличное!
ОтветитьУдалитьБолее всего понравился хороший сборник бухгалтерских пособий http://bestbuhshop.ru/catalog/prakticheskie-posobiya